Транспорт переходит на электронные документы: всё о новых правилах и выгодах сервиса «1С-ЭПД»

Президент РФ Владимир Путин заявил:

«Мы будем переводить всю транспортную инфраструктуру России на цифровые технологии. Речь идет о формировании национальной цифровой транспортно-логистической платформы.»

Обязательная ЭТрН - что это

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) представляет собой цифровой аналог традиционной бумажной накладной, способствующий упорядочению и повышению прозрачности операций в сфере грузоперевозок.

Основная цель введения обязательных ЭТрН заключается в уменьшении числа нарушений при перевозке грузов, снижении расходов бизнеса на организацию электронного документооборота, усилении контроля над процессом перевозок и обеспечении эффективного взаимодействия с государственной информационной системой электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Госдума окончательно одобрила поправки к закону № 87-ФЗ от 30 июня 2003 года «О транспортно-экспедиционной деятельности», устанавливающие обязательное использование электронной транспортной накладной (ЭТрН) как ключевой элемент реформирования сферы грузоперевозок.

Помимо ЭТрН, планируется внедрение других форматов электронных перевозочных документов, включая заказы-заявки и экспедиторские документы. Эти документы также подлежат проверке и передаче в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Переход на обязательную ЭТрН распространяется только на автомобильный транспорт, однако существуют планы постепенного расширения сферы применения электронного документооборота и на другие виды транспорта, включая железнодорожные и авиа-перевозки.

До полного внедрения новой нормативной базы у предприятий остается достаточный временной промежуток, позволяющий плавно перестроить существующие рабочие процессы и подготовить необходимую инфраструктуру для успешной интеграции в новую систему.

Роли участников перевозки в оформлении электронных транспортных накладных. Источник: 1с.ru

Роли участников перевозки в оформлении электронных путевых листов. Источник: 1с.ru

Преимущества обязательной ЭТрН

Рассмотрим главные преимущества цифровизации грузоперевозок.

Для перевозчиков:

Быстрая обработка данных. Оформление и согласование документов осуществляется мгновенно, устраняя длительные ожидания, связанные с передачей бумаг традиционным способом, и позволяя получать оплату за рейсы гораздо оперативнее.

• Минимизация риска утраты документов. Вся документация хранится централизованно, доступна круглосуточно и подлежит постоянному мониторингу, обеспечивая четкое отслеживание статуса каждого отправления.
• Удобство и комфорт работы. Цифровые инструменты позволяют водителю продемонстрировать инспекторам ГИБДД специальный QR-код, избавляя от необходимости иметь при себе физические копии документов. Сами же документы доступны на любом устройстве — смартфоне, планшете, компьютере.
• Для бизнеса:

• Значительное снижение материальных затрат. Отпадает потребность в покупке расходных материалов для печати документов, а значит экономятся средства, ранее выделяемые на закупку бумаги, чернил и прочего канцелярского инвентаря.

• Высвобождение рабочего времени. Заполнение и утверждение электронной накладной выполняется буквально за минуты, поскольку многие данные уже содержатся в корпоративных системах и не требуют повторного ввода вручную.

• Упрощение администрирования и минимизация штрафов. Электронные накладные существенно уменьшают количество ошибок и нарушений, повышая уровень доверия среди партнеров и регулирующих органов, что положительно сказывается на общей репутации компании.

Подготовка к внедрению ЭТрН

Компании, обязанные применять электронные транспортные накладные (ЭТрН) с 1 сентября 2026 года, должны пройти комплекс мероприятий по преобразованию внутренних процессов, выбору программного продукта и обучению сотрудников. Чтобы успеть подготовиться вовремя, лучше начинать подготовку уже в 2025 году.

Шаги подготовки:

1. Проанализируйте текущие логистические процессы. Оцените состояние ваших логистических операций и определите первоочередные направления для перевода в цифровой формат.

2. Выберите подходящий инструмент для работы с электронными транспортными документами. Обратите внимание на потребности водителей и сотрудников вашей организации. Например, продукт 1С-ЭПД интегрируется с программой 1С и разработан специально для автоматизации документооборота в транспортной сфере. Этот сервис широко используется различными компаниями, такими как перевозчики, дистрибьюторы и производственные предприятия.

3. Организуйте наличие квалифицированных электронных подписей. Каждый сотрудник, работающий с сервисом 1С-ЭПД, должен обладать собственной электронной подписью.

4. Обеспечьте обучение сотрудников. Работа в сервисе проста и понятна, специальных навыков не требуется. Перед началом эксплуатации вам доступна подробная инструкция, содержащая рекомендации по внедрению электронного документооборота, подключению 1С-ЭПД и процессу подписания ЭТрН.

5. Протестируйте процедуру заполнения ЭТрН. Проверьте работоспособность системы, проведя пробные перевозки с оформлением электронных накладных. Это поможет выявить возможные недостатки и эффективно выстроить взаимодействие с партнерами.

6. Информируйте контрагента о переходе на ЭТрН. Доведите до сведения перевозчиков, экспедиторов и поставщиков важность и правила перехода на электронные документы. Установите общие регламенты и обновите соглашения, учитывая особенности электронного документооборота.

Интерфейс мобильного приложения 1С-ЭПД. Источник: its.1c.ru

Начните адаптацию заранее, чтобы избежать трудностей и минимизировать риски в ходе переходного этапа.

• Легко внедрить ЭТрН в свою работу.
• Строго соблюдать требования законодательства.
• Исключить риск штрафов и санкций.
• Оптимизировать процессы и повысить эффективность.

Не тратьте время на изучение сложных нормативных документов! Позвольте "1С" взять на себя все технические вопросы!

Свяжитесь с нами сегодня и получите профессиональную консультацию по переходу на ЭТрН! Консультируем по телефону +7 (919) 435-22-22, звоните!